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上海裕科:打造统一有效的信息共享、协同交流平台

今天,中国正在成为世界制造业的中心,中国的制造业企业正面临着更加激烈的市场竞争,加快企业的信息化进程成为迅速提高企业核心竞争力的重中之重。据专家预测,中国制造业将会越来越多地应用IT产品,尤其是基于组织管理的协同应用产品。

上海裕科(集团)有限公司(以下简称"上海裕科")是一家以漆包线生产为主体产业的集团型企业,创立于1986年,下辖六家全资子公司,拥有270多亩的现代工业生产基地,是国内最大的专业电磁线生产商之一,其主要产品"裕生牌"漆包线被评为"上海市名牌产品""上海市著名商标",其下属企业被评为"上海市百户重点工商企业"。

当以信息革命为主要内涵的新经济出现时,上海裕科意识到依靠目前的传统手段进行信息管理,无法使企业各环节的信息数据及时沟通、适时共享,不仅降低了效率,也为企业增加了不必要的成本。如何实现组织管理信息化,从而提升企业整体运营效率,快速适应行业竞争环境,纵横整合企业产业链,最终提高在制造行业的核心竞争力成为上海裕科的重要战略困惑。

客户需求

中国制造业形态的复杂性决定解决方案的差异性,这就需要协同管理软件厂商提供的不仅仅是产品,而是更加全面的解决方案和服务。上海裕科就此对七八家协同管理软件进行大规模选型,最终与用友致远正式签约,启动致远A6协同管理软件(企业版)。

上海裕科曾经置疑协同管理软件到底能为企业带来多少根本改变呢?为了切实帮助上海裕科全面、客观、准确地了解和理解协同的理念、技术、产品和应用领域,消除概念误区,解决企业困惑,用友致远经实地考证,找到上海裕科信息化管理的症结:

1.管理信息难对称的问题

集团与工厂相隔几公里,集团在市区,工厂分布在郊区,长期以来,上海裕科偏重的是自身产能、财务、资金等内部资源整合,而相对忽视集团与工厂、子公司上下游之间有效的信息交换和监管。这就出现了集团与工厂、子公司之间信息缺少统一的接口和规范,导致企业内部的管理信息流经常出现"阻塞"、"断流"等现象。

2.协同组织行为的问题

因为没有跨部门的协同工作,依靠传统的手工处理或个别部门电脑处理,生产、采购、销售等跟踪反馈结果成级数递减;各项目、各区域的信息处理分散,浪费大量的人力、物力、时间。

3.工作流标准化的问题

比如,未能形成工作流模型,对各种事务的过程不能进行统一管理,导致不能及时监控生产领料等情况,不能为采购部门决策者提供有效的采购依据。

解决方案

经过对制造业企业的深入研究,用友致远采用"中体西用"自主创新的协同应用管理思想,针对上海裕科现阶段所面临的管理问题,配合企业战略发展,帮助上海裕科大力推行协同应用系统,解决上海裕科跨组织流程的重组,实现动态团队的协同管理;解决供应链的固定流程应用问题,实现固定流程的标准化管理。项目启动同时,上海裕科对其现有组织结构以及管理模式进行了同步调整,并对岗位和人员的权责进行了细化,利用协同管理软件确定了主要业务流程的关键岗位。

用友致远A6协同管理软件在上海裕科主要实现了工作流程、远程审批、文档管理三大应用。

1.协同工作流程

由于上海裕科的企业特性,需要与子公司和分布在地区的销售各点交互信息,共同完成某一项目,因此,协调管理费用非常高。通过A6协同应用系统很好的把需要多点确认的流程,通过系统固化下来,大幅减少沟通成本,同时给多个分子公司以及集团之间提供高效、良性的协同信息平台,以达到信息交互和文件共享,满足了上海裕科多部门、多合作单位的组织现状。

现在上海裕科由原来传统的手工纸张化作业流程,替代为以整个集团实现信息化工作流程的效果,致远A6协同管理软件已经成为上海裕科固定流程应用必不可少的支持系统。

2.远程审批

上海裕科业务主管和销售成员经常会出差,由于地域的关系,相关的数据信息主要采用基于人工传递、电话、E-mail的形式,造成外出人员与公司人员的信息不能同步共享。因此,在产品销售过程中,经常造成时间的拖延,信息不能及时互动。基于致远A6协同管理软件先进的可扩展性对等网络技术的应用让上海裕科能充分利用移动性的优势,改变电子邮件单一的信息沟通、无过程监督、非集中共享的工作缺陷,将即时通讯工具、协作区空间有机的组织与结合,实现内外部资源有效整合,降低管理成本。

通过致远A6协同管理软件的成功应用,扩展对等网络完成安全、高效的信息交换,合理调配供应链资源,集成上海裕科内外的各种应用,更好地实现并行运作,提高了上海裕科跨组织、跨地域审批的快速响应能力。上海裕科已改变OUTLOOK的工作习惯,实现电子流转、电子签名、数字认证等远程审批,成为解决组织内部信息对称的最好应用,大大提高了流程柔性管理的工作运营效率。

3.知识管理

文档管理是架构在用友致远A6协同应用系统的信息分类和知识管理,提供多层次、多角度的文档共享需求,允许企业在任何地点和时间张贴、存储和创建文档并共享信息。并将不同等级的文档赋予不同权限的人。更重要的是为每个员工提供一个个性化的知识信息门户,在这个个性化的门户中,积累自己门户知识,并与大家共享自己的经验和知识。

上海裕科通实现了内部和外部的信息互通互联,通过文档管理,建立了集团、子公司、内部各部门之间的分级共享、集中管理的知识管理模式,全面增强人员的技能素质和协同工作能力,进而提高上海裕科整体的竞争能力。

客户收益

从2005年正式启动致远A6协同管理软件以来,上海裕科建设了统一有效的信息共享、协同交流平台,可以明显看到:

拥有了柔性管理组织支持; 固化标准业务流程; 通过A6协同管理系统,降低组织管理成本; 基于协同工作的记录管理、有效监控人和事的流程、状态、结果,为降低企业运营成本提供有力依据; 帮助领导随时了解员工的工作进度、库存量,听取人员汇报,安排工作日程等,提升高层领导的决策能力; 现在上海裕科及其子公司(如上海预生特种线材公司)的所有信息管理流程,以及生产流程,公文流转都通过A6协同应用系统解决,上线率达到70%以上。

用上海裕科的话说"裕科管理模式的建设并不是一锤定音之后就无可变更的事情,随着时间的推移、社会的演进以及企业经营实际情况的变化,裕科管理模式还应作一些适时的调整,以便适应企业不断发展的需要。"那么,随需应变的致远A6协同应用将承载企业的管理思想、企业文化、发展战略的变化,力助上海裕科一臂之力,使其快速适应中国乃至国际竞争环境,提高企业核心竞争力,最终实现"创卓越品质、立百年裕科"。


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