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福和华星制药使用致远A6实现异地办公

       异地协同办公 规范营销管理
——黑龙江福和华星制药集团股份有限公司 致远A6协同成功应用案例
 
       历经十余年发展,黑龙江福和华星制药集团股份有限公司已形成六大剂型、一百多个品种的生产和销售体系,获得患者良好口碑。随着企业规模扩张,生产和销售体系日渐庞大,异地管理变得更加复杂、部门协同工作骤然增大、集团整体管理难度加大。为解决企业在发展壮大中出现的问题,黑龙江福和华星制药集团选择中国协同软件第一品牌致远A6协同管理软件作为核心管理工具,分解集团管理压力,实现全员协同办公,提升异地沟通有效性,提高工作效率,规范管理细节的阶段目标,为企业后期壮大发展奠定坚实基础。
       一、企业简介
       黑龙江福和华星制药集团股份有限公司是黑龙江省重点制药企业。以生产天然药物为主,中西药并举。拥有片剂、胶囊、颗粒剂、口服液、滴丸、水针剂等六大剂型,百余品种,适应症涵盖呼吸系统、皮肤病、心血管、消化系统等十多个领域。
       巨资兴建的福和华星工业园区是全国最大的哮喘病及皮肤病药物生产基地,所有剂型均已通过国家GMP认证,依托集团营销网络强有力的支持,产品迅速渗透到各个省市地县的终端。
       二、管理难点
       随着福和华星制药集团规模的扩大和销售体系的复杂化,其选择致远A6协同管理软件主要为解决以下关键管理问题:
       福和华星集团制药集团总部营销服务机构与下属6个省办事处跨区协同沟通不畅,经常出现信息传递错误和延误的问题,影响工作效率;
       总部与办事处之间采用传真方式进行沟通,办公费用较高、跨部门协作难、查询统计不方便;
       由于新入职员工对业务管理流程不熟悉,常出现流程缺失或环节出错,影响办事效率;
       三、关键价值
       致远A6协同管理软件在福和华星集团的应用中,有效解决了总部营销服务机构与各区域在销售管理中沟通协作难题,其关键价值主要体现在:
       1、规范流程 有效内控
       通过“表单+流程”的固定模板协同,将原来常用的表格转移到协同办公平台上,实现全部网上填写与发送,并将审批流程固化,相关部门管理者将根据规范流程,逐步审批。
       福和华星集团营销部下属六个省办事处,分布在辽宁、山东、福建、陕西、重庆、河北等地,应用致远A6之后,摒弃了之前采用传真审批的方式,让分布各地机构均通过致远A6协同来填写申请单,将与销售有关的文件传递给总部进行审批。可视化、固定化的流程,清晰明朗,各节点归属明确,无需记住复杂的审批环节,只需简单填写后提交,系统将会自动流转到下一个节点,提高审批效率,规范管理不再是一句空话,在致远A6协同平台上就可以轻松“落地”,真正实现有效内控、敏捷管理。
 
退货申请表单以及相应审批流程
       2、销售管理 轻松便捷
       福和华星集团营销中心负责营销的工作,以前全部是通过传真的方式同各销售办事处进行联系和沟通。各销售办事处一般会将退货申请、换货申请、调价申请、缺少(破损)申请、样品申请等等,先通过传真的方式发送过来,由销管部下属的服务组根据相关申请事情,转交给相关部门进行处理。
       传真的方式追溯难,且服务组要为全国6个营销机构服务,地区跨度大、工作强度大,人工纸介方式流转,交办查询难、追溯难,容易出现推诿等情况,延误地方销售工作,可能会对福和华星公司造成不可估量的损失。
       通过致远A6这一统一的办公平台,无论身在何方,各地的销售人员通过网络,填写相关申请,点击鼠标,就能够完成重要事项的信息传递,异地协同,不仅轻松实现,而且信息不会出现衰退,并及时有效反馈给总部各相关部门。致远软件:www.ufidaoa.com
       以退(换)货申请为例:
       之前产品退货申请,都是办事处通过传真,交给销管部服务组,由服务组办理相关事项后反馈给办事处和相关部门,传真和电话的方式无法保证沟通的准确性,办事处在发出申请后得不到及时的反馈和跟踪;对于服务组来说,大量传真的收发也不利于管理效率的提高;
       实现协同审批后,办事处可以随时跟踪事项办理情况,服务组也可以通过查询统计功能,定期对退货申请进行汇总,提高服务工作效率,而且还能将退货申请进行汇总,形成知识沉淀。
       预先设定好的“退(换)货申请单”将需要提交的关键信息点,如:提交申请的办事处、申请品种、退货说明、处理意见等都已清晰设置在表单上,发起者、审批者对其需要获取的信息一目了然,清晰可见。

 
换货申请单
       可视化审批流程,对每一个节点负责人都有明确标注,办事处营销人员提交审批后,即可自动流转到主管审批,之后服务组接到退(换)货单后将进行处理,由相关部门审批处理之后,最终知会财务部、销管部等部门,大大提高审批效率。
 
换货申请单流程图
       又如变价申请:
       若某机构想申请产品变价,则只需通过协同中的“变价申请单”,填写变价说明、原价格、变价后价格以及数量等信息,即可发送出去,而不用考虑审批人员等流程性问题。
 
变价申请单
       申请发出后,可以通过可视化流程图看到具体的审批进行和相应的审批意见,每一处节点的审批者均可以了解整个事项的过程,以及处理的进展。如果出现审批不通过,信息将进行振荡反复,而这些信息都不会“暗箱操作”,所有痕迹都将保留下来,做到责任到人。
 
变价申请单流程图
       3、无纸办公 降低成本
       通过致远A6协同的引进,以前大量使用的传真不见了,以前桌子上有一堆堆、甚至分装在几个文件夹中待处理的文件不见了,管理者的办公桌也“重见天日”了。
       传统办公模式离不开电话和传真,既无法保证信息传递的准确性,又会降低办事效率。通过引入致远A6软件,以“表单+流程”代替之前传真、电话和人工的跑动。如此一来,电话费、打印费、纸张费……一概全省。办公成本大幅降低,只需一根网线,就可以全部实现低成本的“绿色”无纸化办公。
       四、应用感受
      “通过致远A6协同管理软件,可以提升营销序列的工作效率、外省办事处的办公效率,并加强团队协作、降低办公费用、实现无纸化办公,将以前两天的审批时间变为现在两个小时。同时还将集团和办事处整合在一个平台中,实现集中管理,有效弥补ERP系统对销售终端节点控制上的不足。”

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关于致远

上海致远软件有限公司是北京致远协创软件授权的品牌加盟公司,属于北京致远在上海的服务机构,目前致远软件在全国设有35个分支机构,拥有1000多名员工,致远十三年一直专注协同管理软件产品的研发、营销、实施与服务,形成了从咨询,到产品技术和协同解决方案的全方位专业服务体系,被中国软件行业协会评为中国软件行业领军企业,是中国协同管理软件的开创者和领导者。

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